The Southbourne Tax Group - Bedrägeri förebyggande tips för dina små företagskunder

Dina kunder lita på dig för ljud affärsrådgivning. Och ibland det bästa råd är svårt att ge. Vid bedrägerier måste du tala om för dina små företagskunder några obekväma sanningar.

Dina kunder underskattar antagligen risken för bedrägerier

Enligt världens största bedrägeribekämpning organisation, den Association av certifierade bedrägeri examinatorer (ACFE), är små och medelstora företag de vanligaste offren för organisatoriska bedrägeri. Och effekterna kan vara mer skadligt.

Små företag rapportera 31,8 procent av alla fall av bedrägeri – en högre skattesats än för större företag – och lida större förluster i förhållande till sin storlek. Och mer än hälften av alla småföretag som drabbas av bedrägeri återkräva inte eventuella förluster.

Typer av bedrägerier som dina kunder måste vara medvetna om faller i tre kategorier:

* stöld

* bokslut bedrägeri

* asset missbruk

ACFE säger stöld är den vanligaste, inklusive:

* stjäla kontanter

* hävdar falska kostnader

* tar boendet

Anställda är de största bovarna, som kan vara tufft för dina små företagskunder att svälja. De betraktar ofta sina anställda som vänner eller medlemmar i en utökad familj.

Vad gör ett företag utsatta för bedrägeri?

Det finns många villkor som möjligt bedrägeri att ta tag:

* Anställda utför flera funktioner, gör det möjligt för dem att dölja sina handlingar.

* Personalen blivit alltför välbekanta och förtroendefullt med varandra.

* Avsaknad av formella förfarande innebär att saker inte får registreras.

* Personalen saknar kompetens för att känna igen ett bedrägeri.

Det är viktigt att små företag vidtar åtgärder för att motverka bedrägerier och upptäcka det så snart som möjligt.

När du ska träffa med dina små företagskunder, är här viktiga saker att säga:

1. "Låt inte en anställd gör alla redovisning och bokföring"

På grund av sin storlek har många små företag en person som alltid sköter bokföring funktioner som:

* klienten fordringar

* bearbeta kundbetalningar

* betalning av fakturor

* hantera handkassa

* inspelning funktioner i redovisningssystemet

Detta gör det enkelt för bedrägerier att gå obemärkt förbi. Företag bör ha minst två personer som hanterar dessa funktioner – med redovisning och kontanthantering separerade. Du kan också föreslå att företaget fungerar som en virtuell CFO att tillhandahålla extra tillsyn.

2 "se till att du vet dina anställda verkligen väl"

Det kan tyckas vara ett uppenbart bedrägeri förebyggande tips, men du behöver betona vikten av kreditkort säkerhet till dina kunder. De vet antagligen de bör vara försiktig, men de fortfarande kan blanda affärs- och personliga konton när det är bekvämt att göra så. Som kan resultera i kostsamma fel – såsom skatt eller böter.

Separera konton gör det också lättare att registrera kostnader i näringsverksamhet. Uppmuntra kunder att skydda kreditkortsinformation och använda säkert, online betalning tjänster där så är möjligt.

3 "upprätthålla robusta interna kontroller och processer"

Små företag känner ofta immuna mot bedrägerier men du bör uppmuntra kunder att införa kontroller. De kan upptäcka (och förhindra) bedrägerier genom:

* begränsa anställdas åtkomst till kontot för finansiella transaktioner-data

* begränsa åtkomst till lager eller lager

* fastställande av flera personer sign-off för:

* kostnad anspråk

* övertid

* Check skrivande

* andra redovisnings- eller lön funktioner

* använda granskningsloggar eller granskningshistoriken för att spåra och spåra alla finansiella transaktioner

4 "Titta på din business bankkonton som en hök"

Av alla bedrägeri förebyggande tips, är detta en blir riktigt lätt att genomföra. Internetbank gör det snabbt och smärtfritt för dina klienter att kontrollera kontoaktivitet när de vill. Det är värt att göra, att se till att pappersbaserade uttalanden inte har manipulerats.

Väsentliga elementen att leta efter är:

* saknas eller out-of-order checkar

* okänd betalning mottagare

* betalningar till oredovisade företag eller personliga konton

Att helt enkelt låta personalen vet att du granskar kontoaktivitet kan hjälpa till att förhindra bedrägerier.

5 "se till att du granska högriskområden ofta"

Dina kunder bör rutinmässigt granska sina affärsområden som handlar med:

* cash

* återbetalning

* produktreturer

* lagerhantering

* redovisning och bokföring funktioner

Anställda bör få veta att revisioner kommer att äga rum men det ska inte finnas ett schema. Genom att göra revisioner slumpmässiga, är dina kunder mer benägna att gräva ut bedrägerier.

ACFE erbjuder också en check-up för att bedöma bedrägeri förebyggande processer. Även om din klient inte har något på plats, kan denna check-up vara ett bra ställe att börja.